Hasta no hace mucho el concepto de digitalizar facturas en nuestro país sonaba muy lejano. Casi como algo parecido a una distopía llegada desde la ciencia ficción. Para bastantes empresas españolas, todavía es como una idea muy abstracta a la que ni tienen acceso ni se lo han planteado. Sin embargo, la digitalización es un proceso que se tornará imparable por lo necesario de su implantación de cara a competir en un marco global y también de cara a cumplir ciertas obligaciones con la administración pública. Aunque para incentivar la expansión de la digitalización de las facturas y documentos en el marco empresarial, quizá fuera más conveniente hablar de sus ventajas que de las obligaciones que en el futuro supondrá.
Ventajas de digitalizar facturas y documentos en tu empresa
- Optimiza el tiempo de tus empleados/as: ¿Cuántas veces han hecho falta varias personas de distintos departamentos para localizar, gestionar, tramitar o realizar cualquier acción sobre una factura que estaba extraviada? Con esta solución digital, las facturas estarán a un clic de distancia, y todo ese capital humano no tendrá que estar perdiendo tiempo en estas gestiones incómodas. Eliminarás cuellos de botella y favorecerás la productividad.
- Ahorra papel: El medio ambiente te lo agradecerá y además cuantos menos documentos en papel gestiones, menos documentos podrás perder. Su digitalización significa sostenibilidad y orden.
- Gestiona y tramita las facturas de inmediato: Digitalizar facturas por medio de sistemas o software te permitirá realizar un proceso de escaneado inteligente. Con él podrás ejecutar órdenes de tramitación, establecer flujos para conducir los documentos y recepcionarlos y, por supuesto, tramitar su gestión de manera automatizada.
- Seguridad: ¿Eres consciente de la cantidad de datos sensibles y personales que pueden aparecer en una factura? Con su digitalización tú administrarás los permisos de acceso al sistema. Por extensión, tú decidirás quién tiene acceso y quién no a dichos documentos y sus datos.
- Aprobación: Independientemente del hecho de digitalizar el documento, esta solución también resuelve sus procesos de recepción, aprobación, gestión y almacenamiento de dichas facturas.
Aparte de todas estas ventajas, digitalizar facturas será una prioridad obligatoria. La Ley de Creación y Crecimiento de empresas y el desarrollo reglamentario de la Ley 11/2021 son dos buenos ejemplos y referencias para explicarlo. Sin embargo, este tema lo abordaremos en el futuro. Lo importante es dejar claro que digitalizar distintos procesos de gestión de una compañía es sinónimo de simplificar tareas, ahorrar tiempos y esfuerzos y, en definitiva, facilitar la vida al empresario.