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Factura electrónica en España: qué cambia con la Orden HAC/1028/2026 y cómo preparar su empresa
La factura electrónica en España ya tiene calendario definitivo. El 5 de octubre de 2026 el BOE publicó la Orden HAC/1028/2026, que regula la solución pública de facturación electrónica de la Agencia Tributaria y que, con su entrada en vigor al día siguiente, pone en marcha la cuenta atrás prevista en el Real Decreto 238/2026. Se acabó hablar de «cuando salga el reglamento»: ahora hay fechas concretas, un formato técnico cerrado y una obligación de informar sobre los pagos que va a cambiar la forma en que administración, tesorería y sistemas trabajan juntos.
Lo esencial en 60 segundos
- Qué: todas las empresas y profesionales deberán expedir, remitir y recibir facturas en formato estructurado en sus operaciones con otras empresas y profesionales establecidos en España.
- Desde cuándo: 6 de octubre de 2027 si su volumen de operaciones superó 8 millones de euros el año anterior; 6 de octubre de 2028 para el resto.
- Cómo: mediante plataformas privadas, la solución pública gratuita de la AEAT o una combinación de ambas. Quien use una plataforma privada debe enviar a la vez una copia fiel en formato UBL a Hacienda.
- Pagos: el cliente tendrá que comunicar el rechazo de la factura, la fecha de vencimiento y la fecha del pago efectivo completo.
- Ojo: un PDF enviado por correo no es una factura electrónica a efectos de esta obligación.
Qué regula la orden que activa la factura electrónica en España
El punto de partida es la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas (Ley Crea y Crece), que modificó el artículo 2 bis de la Ley 56/2007 para extender la factura electrónica a todas las relaciones comerciales entre empresarios y profesionales. Su objetivo declarado no es recaudatorio sino combatir la morosidad: disponer de información fiable sobre los plazos de pago reales entre empresas.
El Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, desarrolló el sistema, pero dejó su aplicación en suspenso hasta que existiera una pieza técnica: la orden ministerial de la solución pública. Esa pieza es la Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, publicada en el BOE núm. 247. Consta de 11 artículos y dos anexos técnicos, y concreta el formato de las facturas (norma europea EN 16931 en sintaxis UBL), la «copia fiel», la validación y el rechazo de envíos, el código único de cada factura, la comunicación de estados y pagos, y las formas de acceso y representación.
El dato clave está en su disposición final única: la orden entró en vigor el 6 de octubre de 2026 y esa fecha es la que inicia el cómputo de todos los plazos.
Calendario de la factura electrónica en España: fechas ya definitivas
El calendario no depende solo del tamaño de la empresa, sino también de la obligación de que se trate y de la forma jurídica. Este es el cuadro completo según el calendario de implantación publicado por la Agencia Tributaria:
| Obligación | Volumen de operaciones superior a 8 M€ | Resto: personas jurídicas y entidades | Resto: personas físicas y entidades en atribución de rentas |
|---|---|---|---|
| Emitir y recibir factura electrónica | 6 de octubre de 2027 | 6 de octubre de 2028 | 6 de octubre de 2028 |
| Comunicar estados de la factura y pagos | 6 de octubre de 2027 | 6 de octubre de 2028 | 6 de octubre de 2029 |
| Acompañar un PDF legible | Durante los primeros 12 meses | No exigido | No exigido |
| Plazo desde la entrada en vigor de la orden | 12 meses | 24 meses | 24 meses (36 para estados y pagos) |
Dos matices importantes. El umbral de 8 millones se refiere al volumen de operaciones a efectos del IVA del año anterior, así que para el primer hito cuenta 2026. Y la AEAT debe tener operativa la solución pública al menos dos meses antes de la primera aplicación, es decir, como tarde a comienzos de agosto de 2027: esa es la ventana real de pruebas, y es corta.
Cómo funciona el sistema: solución pública, plataformas privadas y copia fiel
El sistema español combina dos vías que pueden usarse por separado o a la vez. Las plataformas privadas pueden trabajar con cuatro sintaxis (UBL, CII, mensaje EDIFACT y Facturae), siempre que garanticen la equivalencia semántica y la transformación entre formatos sin pérdida de información, y están obligadas a interconectarse entre sí de forma gratuita. La solución pública de la AEAT, en cambio, solo admite UBL conforme a la EN 16931.
La pieza que cierra el círculo es la copia fiel: si su empresa emite a través de una plataforma privada, debe remitir de forma simultánea una copia de cada factura en UBL a la solución pública, identificada con el campo «indicador de copia». Si emite directamente en la solución pública, la factura queda a disposición inmediata de la Administración y no hay copia que enviar.
Un detalle relevante para empresas con volumen: si se usa la solución pública como herramienta de facturación, la emisión se hace con un formulario web, factura a factura.
| Aspecto | Solución pública de la AEAT | Plataforma privada |
|---|---|---|
| Coste de uso | Gratuita | Según proveedor; la interconexión entre plataformas es gratuita |
| Sintaxis admitida | UBL (EN 16931) | UBL, CII, EDIFACT o Facturae, con transformación sin pérdida |
| Forma de emisión | Formulario web, factura a factura | Automatizada desde el ERP o el programa de facturación |
| Copia fiel a Hacienda | No necesaria | Obligatoria, simultánea y en UBL |
| Autenticación | Certificado electrónico; Cl@ve solo en formularios | La de la plataforma, que debe recuperar automáticamente las facturas de la solución pública |
| Perfil orientativo | Bajo volumen de facturas | Volumen medio o alto e integración con sistemas |
Detalles del anexo técnico que conviene conocer antes de elegir herramienta
La mayoría de guías se quedan en las fechas. Sin embargo, el articulado de la orden contiene reglas operativas que determinan si un proyecto funciona a la primera o acumula rechazos:
Código único de factura
Cada factura se identifica concatenando NIF del emisor, serie y número, y fecha de expedición (art. 6). Se rechazan los duplicados, así que unas series de facturación desordenadas se traducen directamente en errores.
Sin ficheros embebidos
Ni las facturas ni las copias fieles pueden llevar anexos integrados (arts. 3.6 y 4.4). Albaranes, partes de trabajo o pedidos tendrán que circular por otro canal; solo la firma electrónica puede acompañar a la factura interconectada.
Copia fiel rechazada
Si la AEAT rechaza la copia, la factura original entregada al cliente sigue siendo válida, pero hay que subsanar el error y reenviarla manteniendo la correspondencia con la original (art. 5.6).
Caídas del sistema
Si la solución pública no está disponible durante más de 24 horas por causas imputables a ella, el envío puede hacerse en los cuatro días hábiles siguientes a la subsanación (arts. 5.7 y 8.4).
A esto se suma el anexo I, que fija como obligatorios para direcciones en España el municipio, el código postal y la provincia tanto del vendedor como del comprador. Un maestro de clientes incompleto es una causa previsible de rechazo.
Estados de la factura y pagos: el cambio que más afecta a la tesorería
Aquí está el verdadero fondo de la reforma. El destinatario de la factura deberá comunicar a la solución pública, en su caso, el rechazo de la factura, la fecha de vencimiento del plazo de pago calculada conforme a la Ley 3/2004 de morosidad y la fecha del pago efectivo completo. El rechazo solo admite dos motivos codificados: rechazo comercial, o tratarse de un consumo particular no afecto a la actividad.
Si no hay rechazo ni factura rectificativa posterior, la factura se presume aceptada. El emisor, por su parte, podrá informar voluntariamente del cobro o del impago, señalar discrepancias con las fechas comunicadas por el cliente e indicar si el cobro se produjo mediante un mecanismo de financiación como el factoring. Para facturas pagadas al contado, la obligación se entiende cumplida si la propia factura recoge una fecha de pago igual o anterior a la de expedición.
La consecuencia práctica es que la Administración dispondrá de los plazos reales de pago de cada empresa. Quien hoy gestiona vencimientos y conciliaciones en hojas de cálculo tendrá que conectar su tesorería con el circuito de facturación.
Factura electrónica, Verifactu y SII: tres obligaciones distintas
Buena parte de la confusión actual viene de mezclar la factura electrónica en España con otras obligaciones fiscales que también afectan a la facturación. Son normas distintas, con fechas distintas, aunque se tocan: el propio anexo I de la orden incluye un grupo de datos para el código QR fiscal, con los valores VERIFACTU o TICKETBAI.
| Obligación | Qué regula | Norma principal | Fechas clave |
|---|---|---|---|
| Factura electrónica B2B | Intercambio de facturas estructuradas entre empresas y comunicación de pagos | Ley 18/2022, RD 238/2026 y Orden HAC/1028/2026 | 6/10/2027 y 6/10/2028 |
| Verifactu | Requisitos de los sistemas informáticos que generan las facturas | Ley 11/2021 y RD 1007/2023, con plazos del RDL 15/2025 | 1/1/2027 (Impuesto sobre Sociedades) y 1/7/2027 (resto) |
| SII | Llevanza de los libros registro de IVA en la sede de la AEAT | Reglamento del IVA | Vigente; registros en un plazo de 4 días |
Si su empresa ya está en el Suministro Inmediato de Información (SII), parte del trabajo de calidad de datos fiscales está hecho, pero no la integración con plataformas ni el circuito de estados de pago. Lo sensato es planificar Verifactu y factura electrónica como un único proyecto: los plazos están separados por apenas nueve meses.
Facturas informatizadas y digitalización de facturas: qué sigue teniendo sentido
Un PDF generado por el programa de facturación o una factura escaneada son facturas informatizadas, pero no facturas estructuradas: un sistema no puede leerlas sin interpretarlas. Con la nueva factura electrónica en España, en las operaciones entre empresas lo que tendrá validez como tal es el fichero de datos, y el PDF quedará como documento de legibilidad durante el periodo transitorio de las grandes empresas, sin enviarse nunca a la solución pública.
¿Pierde sentido entonces la digitalización de facturas con OCR y flujos de aprobación? Al contrario, cambia de función. Seguirán llegando documentos en papel o PDF de proveedores extranjeros, de operaciones fuera del ámbito B2B y de todos los proveedores que no estén obligados hasta octubre de 2028. Además, los albaranes y documentos de soporte que ya no podrán ir embebidos en la factura necesitarán un gestor documental que los vincule. Lo explicamos con más detalle en nuestro artículo sobre cómo digitalizar facturas automáticamente.
Hoja de ruta para adaptarse a la factura electrónica en España
Doce meses pasan rápido si se descuentan el cierre del ejercicio y Verifactu. Esta es la secuencia que recomendamos:
- Determine su fecha. Compruebe su volumen de operaciones a efectos del IVA de 2026 y su forma jurídica: de ello depende si su plazo es 2027, 2028 o, para los estados de pago de personas físicas, 2029.
- Audite los datos maestros. NIF válidos, direcciones completas con municipio, código postal y provincia, y series de facturación coherentes con el código único.
- Mapee su ERP al modelo EN 16931. No solo la factura ordinaria: rectificativas, facturas emitidas por el destinatario, retenciones, suplidos y claves de régimen.
- Elija canal. Solución pública, plataforma privada o combinación, y formalice con sus proveedores dónde recibirá las facturas.
- Conecte la tesorería. Defina quién registra vencimientos, rechazos y pagos y cómo llegan esos datos al sistema sin intervención manual.
- Revise identidades y accesos. Certificados electrónicos y, si una gestoría actúa por usted, su apoderamiento en el registro de la AEAT, que la orden exige expresamente.
- Pruebe de extremo a extremo. No espere a la solución pública para empezar: un piloto con clientes y proveedores clave detecta los problemas reales a tiempo.
Cómo se nota la diferencia entre una consultora especializada y una solución genérica
Casi cualquier proveedor puede vender un conector que convierta facturas a UBL. La diferencia aparece en todo lo demás:
| Aspecto | Consultora especializada | Solución genérica o low-cost |
|---|---|---|
| Punto de partida | Diagnóstico de procesos, ERP y volumen documental | Instalación de un conector estándar |
| Datos maestros | Depuración previa de NIF, direcciones y series | Los errores aparecen cuando la AEAT rechaza |
| Casos complejos | Rectificativas, retenciones, suplidos y autofacturación mapeados | Solo la factura ordinaria |
| Estados de pago | Integrados con tesorería y contabilidad | Carga manual o inexistente |
| Documentos de soporte | Circuito rediseñado con gestor documental | Se siguen adjuntando hasta que fallan las validaciones |
| Normativa | Verifactu, SII y factura electrónica en un solo plan | Tres proyectos y tres proveedores |
Preguntas frecuentes
¿Ya es obligatoria la factura electrónica entre empresas?
Todavía no. El Real Decreto 238/2026 está en vigor desde el 20 de abril de 2026, pero su aplicación efectiva empieza el 6 de octubre de 2027 para empresas con más de 8 millones de euros de volumen de operaciones y el 6 de octubre de 2028 para el resto.
¿Afecta a los autónomos?
Sí, en sus operaciones con empresas y otros profesionales. Deberán emitir y recibir facturas electrónicas desde el 6 de octubre de 2028, y comunicar estados de la factura y pagos desde el 6 de octubre de 2029.
¿Vale con enviar la factura en PDF por correo electrónico?
No. La factura electrónica en España exigida por esta normativa es un fichero estructurado. El PDF solo acompaña a la factura durante los primeros 12 meses en el caso de las grandes empresas, para garantizar su legibilidad.
¿Qué formato tengo que utilizar?
Las plataformas privadas pueden trabajar en UBL, CII, EDIFACT o Facturae. La solución pública de la AEAT solo admite UBL conforme a la norma EN 16931, y la copia fiel que se envía a Hacienda siempre debe ir en UBL.
¿Están incluidas las ventas a consumidores finales?
No. La obligación se aplica cuando el destinatario es un empresario o profesional con sede, establecimiento permanente o domicilio en España. Las operaciones con particulares quedan fuera, y las facturas simplificadas tienen reglas propias.
¿Qué ocurre si no cumplo?
La Ley 56/2007 contempla apercibimiento o multa de hasta 10.000 euros por incumplimientos en materia de factura electrónica, al margen del régimen sancionador tributario sobre obligaciones de facturación. El coste más habitual, sin embargo, será operativo: facturas rechazadas y cobros retrasados.
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