Sistema Verifactu: ¿Qué es, cuando entra y cómo proceder?

En un entorno cada vez más regulado, la facturación (esa tarea que todos los empresarios y autónomos realizan) ya no es algo que pueda hacerse de cualquier manera. Surge el sistema VeriFactu, una iniciativa impulsada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) para garantizar la trazabilidad, inalterabilidad y verificación de los registros de facturación. Este artículo está dirigido a usted: empresario, autónomo, responsable financiero o tecnología de la información en su empresa. Vamos a conocer qué es, cómo le afecta, cuáles son los plazos y por qué contar con una consultora tecnológica (como NCS Spain) le ayuda a implantar una solución digital segura. Le adelanto la respuesta a la gran pregunta: ¿tiene que adaptarse? Sí, y pronto.

¿Qué es el sistema VeriFactu?

El sistema VeriFactu se concibe como un conjunto de requisitos técnicos y legales que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación (SIF) para empresas y autónomos en España. Su objetivo principal: asegurar que todas las facturas emitidas por programas informáticos generen un registro verificable, inalterable, accesible, legible y trazable. En palabras sencillas: no basta con emitir una factura —es necesario que quede “registrada” de forma que la AEAT pueda asegurar que no ha sido manipulada, duplicada o eliminada sin dejar huella.

Entre sus elementos clave destacan:

• La obligación de que el software de facturación tenga funciones de registro de facturación, eventos, logs, firma digital o “hash” para garantizar integridad.
• La posibilidad de envío automático de los registros de facturación a la AEAT, en la modalidad denominada “VERI*FACTU”.
• La inclusión de un código QR en la factura (o en el registro) que permita la verificación del documento emitido.
• El mantenimiento de un registro de eventos del software y de su sistema que no puede alterarse.

¿Y por qué ese enfoque tan estricto? Porque esta iniciativa se enmarca dentro de la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, y del Real Decreto 1007/2023 que desarrolla las especificaciones técnicas.

¿Cuándo entra en vigor?

Los plazos son algo que requiere su atención. Según las fuentes:

• Los fabricantes de software de facturación deben adaptar sus productos desde julio de 2025.
• Las empresas sujetas al impuesto de sociedades (entidades grandes) tienen hasta el 1 de enero de 2026 para implantar el sistema.
• Los autónomos y demás sujetos tienen un plazo ampliado hasta el 1 de julio de 2026.

Por tanto, no es algo que pueda “dejar para después”. Dejar esta adaptación para el último momento implica riesgos de sanciones, de incompatibilidad y de problemas técnicos en pleno funcionamiento de su negocio.

¿A quién afecta?

Prácticamente a todos los que utilicen un sistema informático de facturación: autónomos, pymes, grandes empresas que emitan facturas con programas informáticos.

Excepciones: los territorios forales con su propia normativa podrían tener regulaciones distintas.

¿Qué implica el sistema VeriFactu para la facturación digital obligatoria?

Con la pregunta bien planteada, le doy la respuesta: implica que su facturación digital ya no puede ser “un PDF más” o un Excel con datos. Bajo el sistema VeriFactu, la digitalización adquiere una dimensión regulatoria, técnica y de cumplimiento.

Primero: integridad y fiabilidad. El sistema le obliga a que cada factura emitida por un software genere un registro que no pueda alterarse. Si su programa permite cambiar números de factura, borrar líneas o manipular datos sin dejar trazabilidad, no cumple con VeriFactu.

Segundo: trazabilidad y conservación. El registro debe conservarse, accesible, legible, con posibilidad de auditoría. Si usted factura hoy y en dos años recibe una inspección, deberá poder demostrar qué facturas emitió, cuándo, en qué condiciones, y que esas facturas no han sido manipuladas. Ese es el principio.

Tercero: digitalización con control. Aunque se hable de “facturación digital obligatoria” (otra normativa distinta), VeriFactu es complementaria: la obligación de factura electrónica B2B (derivada de la Ley Crea y Crece) convive con VeriFactu, pero esta última se centra en el software, el registro, la verificación y el control fiscal.

Cuarto: opciones de cumplimiento. Usted puede optar por enviar automáticamente los registros a la AEAT (modalidad VERI*FACTU) o conservar internamente los registros de facturación con los requisitos de seguridad y permitir que la AEAT los solicite. Esto le da cierta flexibilidad pero también la necesidad de asegurar que el software que utiliza lo permita.

En resumen: si está pensando en facturación digital obligatoria, tenga en cuenta que adoptar el sistema VeriFactu va mucho más allá del simple “emitir facturas online”. Es adaptar procesos, software, auditorías, custodia de registros y cumplimiento tecnológico. Y ahí radica la importancia de contar con ayuda especializada.

¿Qué supone para un autónomo los requisitos del VeriFactu?

Si usted es autónomo, quizá se pregunte: “¿Y qué me cambia a mí?”. Pues bastante — y conviene que lo tenga claro para evitar sorpresas y sanciones.

Cambios concretos para su actividad

• Deberá utilizar un programa de facturación que cumpla los requisitos del reglamento: registro automático de facturas, generación de registros inalterables, incorporación de códigos QR o identificador único, exportación de registros. Si actualmente usa Excel o un programa básico que no tenga esas funciones, ya está en riesgo.
• Debe asegurarse de que ese software está adaptado antes del 1 de julio de 2026 (plazo para autónomos). Es decir, no es algo opcional ni voluntario por mucho más tiempo.
• Si decide no enviar los registros directamente a la AEAT, usted debe mantenerlos de forma segura: firma digital, hash, acceso, etc. Esto supone un coste técnico adicional (software que lo haga, almacenamiento seguro, auditoría).
• Puede optar por la aplicación gratuita que pone la AEAT para aquellos que no dispongan de un software propio, pero ello también implica adaptarse al uso de esa herramienta.
• Si no cumple: sanciones, complicaciones, riesgo de que su facturación no sea considerada conforme. Autónomo que no se adapte puede verse en una situación desventajosa frente a clientes o inspección.

¿Y las ventajas?

Sí, también hay ventajas: al cumplir los requisitos, usted reduce riesgos de fraude, mejora la confianza de sus clientes, automatiza procesos y, a largo plazo, puede ganar eficiencia. Pero la clave es no dejarlo para mañana.

Recomendaciones para usted como autónomo

• Revise de inmediato si el software que usa está adaptado para VeriFactu.
• Si no lo está, contacte con un proveedor que ofrezca una actualización o cambio de sistema.
• Asegure que los procesos internos (números de factura, consecución, registro de eventos) están bien configurados y auditados.
• En caso de subcontratar la facturación o uso de gestoría, asegúrese de que ellos cumplen los requisitos y que su factura (emitida por ellos) también lo hace.

¿Por qué una consultora tecnológica como NCS Spain es clave para su adaptación?

Adaptarse al sistema VeriFactu no es solo cuestión de “activar” una opción en el programa. Implica: análisis de procesos, selección de tecnología, configuración técnica, formación del personal, garantía de cumplimiento normativo y soporte continuo. Aquí es donde una consultora tecnológica profesional entra en juego.

Lo que aporta NCS Spain

• Diagnóstico inicial: Revisamos su actual sistema de facturación, identificamos brechas respecto a los requisitos de VeriFactu.
• Selección o actualización del software: Le ayudamos a escoger un programa de facturación compatible o adaptar el que ya tiene, verificando que cumpla con integridad, trazabilidad, QR, firma digital, registro de eventos.
• Implantación del sistema: Configuración, migración de datos, integración con otros sistemas (ERP, CRM, contabilidad).
• Formación y cambio cultural: No basta con el software; el equipo debe saber usar el sistema correctamente para que las facturas no generen errores de cumplimiento.
• Soporte y mantenimiento continuo: Cuando cambien regulaciones, cuando haya actualizaciones del software, cuando haya auditoría, usted tiene respaldo.
• Garantía de cumplimiento normativo: En un entorno regulado, tener un socio tecnológico reduce riesgos de sanciones, errores y problemas.

Sin duda, el sistema Verifactu va a situar a empresas y autónomos en una nueva dimensión en torno a sus métodos de facturación. Sin embargo, NCS Spain estará ahí para apoyarlos en esta transición. Contacta con nosotros para consultar tus dudas, solicitar presupuestos sin compromiso o conocer más las soluciones tecnológicas que te proponemos en este asunto.