¿Te has preguntado si tu empresa está cumpliendo con todas sus obligaciones laborales? Hoy en día, una de las herramientas más importantes para garantizar el cumplimiento y mejorar la productividad es el control presencial. Pero ojo, no se trata solo de fichar al entrar y salir del trabajo. ¡Va mucho más allá!
En este artículo, vamos a sumergirnos en el universo del control presencial: qué es, por qué es imprescindible, cómo afecta a la empresa y a los empleados, y qué soluciones tecnológicas existen para adaptarse sin morir en el intento. Desde NCS Spain, como consultora tecnológica con años de experiencia ayudando a empresas como la tuya, te contamos todo lo que necesitas saber para ponerte al día.
¿Qué es exactamente el control presencial?
El control presencial hace referencia al registro del tiempo que un empleado permanece en su puesto de trabajo. Pero esto no se limita a anotar las horas de entrada y salida. Incluye pausas, horas extras, ausencias justificadas o no, y hasta la ubicación del trabajo si se trata de personal en movilidad.
Ya sea mediante un sistema digital, una app móvil, o incluso huella dactilar, lo importante es que los datos sean fiables, accesibles y conformes a la legislación.
¿Para qué sirve el control presencial? Te lo contamos:
- Cumple con la normativa legal vigente.
- Evita fraudes y errores humanos.
- Ayuda a mejorar la gestión del tiempo y la productividad.
- Sirve como protección jurídica tanto para empleados como administradores.
La nueva normativa hace que el control horario digital sea una necesidad
Desde mayo de 2019, el Real Decreto-Ley 8/2019 obliga a todas las empresas a llevar un registro horario diario de la jornada laboral de sus empleados. ¿Y qué pasa si no lo haces? Deberás hacer frente a sanciones.
La normativa establece que:
- Debe registrarse la hora exacta de entrada y salida de cada trabajador.
- El registro debe conservarse durante 4 años.
- Debe estar disponible para Inspección de Trabajo, sindicatos y trabajadores.
¿Y cómo lo hacemos? Con tecnología. Olvídate del papel y boli. En NCS Spain recomendamos plataformas digitales que permiten automatizar, centralizar y garantizar el cumplimiento legal sin complicaciones.
Ventajas de adaptarse al control horario digital:
- Automatización: menos errores humanos.
- Seguridad: los datos se almacenan de forma segura en la nube.
- Accesibilidad: disponible desde cualquier dispositivo.
- Transparencia: todos los implicados tienen acceso.
El gobierno anuncia cambios en el control horario con la jornada de 37,5 horas
El propósito del nuevo control presencial es asegurar una gestión de la jornada laboral que sea transparente, preciso y fácilmente accesible. Con este fin, se implementará una solución digital que permita a cada empleado registrar de forma individual sus horas de entrada y salida, eliminando cualquier posibilidad de alteración por parte de la empresa.
Asimismo, el sistema deberá garantizar que la persona que realiza el fichaje quede claramente identificada, validando así la veracidad de la información recogida. Se considerará como tiempo efectivo de trabajo todo el intervalo comprendido entre el comienzo y la finalización de la jornada, mientras que cualquier tiempo adicional será registrado como horas extra o complementarias, según proceda.
Horas extra y control horario de los empleados
Uno de los puntos clave de la nueva regulación es la obligación por parte de las empresas de entregar a cada empleado un informe mensual detallado de su jornada, donde se reflejen tanto las horas normales como las extraordinarias realizadas. Este documento se adjuntará al recibo de la nómina e incluirá un desglose claro del total de horas ordinarias, adicionales y complementarias.
Esta medida busca poner fin a la práctica, aún común en muchos sectores, de realizar horas extra sin dejar constancia ni recibir el pago correspondiente. Gracias a este sistema, los trabajadores tendrán la posibilidad de verificar que su tiempo ha sido registrado de forma correcta y podrán reclamar su compensación en caso de que sea necesario.
¿Cuál es la sanción por no disponer de control horario de empleados?
Las sanciones por no llevar un control horario adecuado son un asunto serio. Según la Inspección de Trabajo, las empresas pueden enfrentarse a multas que oscilan entre los 751 € y los 7.500 €, dependiendo del grado de la infracción.
Además del impacto económico, también puede deteriorar la imagen de tu empresa y generar desconfianza entre los empleados. ¿De verdad vale la pena arriesgarse?
¿Qué debe incluir un sistema completo de control presencial?
Un buen sistema no es solo un reloj y ya. Debería incluir:
- Registro automático y manual.
- Gestión de incidencias y ausencias.
- Exportación de informes.
- Integración con nóminas y RRHH.
Y sobre todo, debe ser intuitivo y respetar la privacidad del trabajador. En NCS Spain trabajamos con soluciones a medida que cumplen con la LOPDGDD y el RGPD.
Errores comunes al implementar el control presencial (y cómo evitarlos)
Muchas empresas caen en estos errores:
- Pensar que cualquier Excel sirve.
- No informar bien a los empleados.
- No adaptar el sistema a las necesidades reales.
¿La solución?
- Asesoría profesional.
- Soluciones escalables.
- Formación continua.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si un empleado se niega a fichar?
Debe haber un protocolo. Si no ficha, puede considerarse una falta.
¿Qué sistemas son más recomendables para empresas con teletrabajo?
Apps móviles o plataformas cloud con geolocalización.
¿Se pueden modificar los registros de horas?
No, solo se pueden corregir errores justificadamente y con trazabilidad.
¿El control presencial incluye pausas y descansos?
Sí. Toda la jornada debe quedar reflejada.
En resumen: el control presencial es hoy una pieza clave en la gestión empresarial moderna. No solo por obligación legal, sino porque mejora la eficiencia, la equidad y la transparencia.
En NCS Spain te ayudamos a implantar la solución perfecta, adaptada a tu negocio, tus trabajadores y tu presupuesto. Si aún no lo has hecho, este es el momento. ¿Empezamos hoy? Contacta con nosotros y digitaliza tu control horario sin complicaciones.
