Gestión de procesos para contratos de Leasing bajo Solpheo Suite

1. Generales

Nombre de proyecto: consultoría de Procesos e Implementación bajo Solpheo Suite de la Gestión de Contratos de Leasing

Cliente: BNP Leasing Solutions

Druación: 3 meses

Tecnologñia empleada: Solpheo Suite y SQL Server

2. Objetivos del proyecto

BNP Leasing requería la implantación Solpheo Suite como su nuevo gestor documental corporativo para su proceso de gestión de contratos de Leasing.

El planteamiento de la implantación fue el siguiente:

  • Realización de una consultoría funcional del proceso de gestión de Contratos de Leasing de la compañía.
  • Implementación de Solpheo como Gestor Documental y de Procesos en dicho proceso.
  • Migración de los documentos y datos asociados al proceso y que existían en el gestor documental existente (MyDoc).

3. Relato del caso de éxito

Gran parte de la actividad realizada a lo largo de la consultoría se centró en conocer la operativa actual del proceso de gestión de Contratos de Leasing de la compañía de la mano del equipo técnico y de negocio BNP Leasing.

De las reuniones de trabajo mantenidas se obtuvieron los siguientes resultados:

  • Generar el diagrama de funcionamiento del proceso existente.
  • Analizar y ofrecer una solución a determinados aspectos mejorables en la operativa existente, incluyendo tanto aquellos ya diagnosticados previamente por BNP Leasing, como aquellos propuestos por NCS en base a su experiencia en gestión de procesos.
  • Generar el diagrama operativo del proceso resultante de aplicar las mejoras identificadas de cara a su implementación en Solpheo. Adicionalmente, se generó toda la documentación funcional de soporte al diagrama operativo, de forma que el conocimiento del mismo quedó documentado, conocido y compartido por los actores intervinientes.
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Trabajo colaborativo con el cliente durante la consultoría.

Tras la consultoría, se procedió a la implementación de Solpheo en el proceso resultante, donde cabe destacar las siguientes mejoras:

A NIVEL FUNCIONAL

  • Se simplifican los caminos y estados que puede tomar el proceso ya que en la operativa existente al inicio existían cuellos de botella y pasos innecesarios.
  • Se diseña un sistema de trazabilidad de acciones totalmente a medida, de cara a medir “en caliente” los tiempos entre las tareas clave del proceso y considerando como tiempos válidos tanto el calendario laboral como el horario del cliente para facilitar el seguimiento de tiempo al equipo de Negocio
  • Se dota al proceso de comunicaciones e-mail automáticas para informar a los diferentes actores que intervienen en el mismo en diferentes pasos clave donde se requiere su acción, como por ejemplo, la gestión como de una reclamación cliente en uno de los contratos.
  • Se dotan de nuevas opciones para tipificar los motivos las reclamaciones, personalizando los pasos posteriores dependiendo del motivo seleccionado, lo que posibilita una gestión y respuesta más específica.
  • Se diseña un nuevo proceso paralelo al de contratos de Leasing para dotarles de una Gestión Notarial. Antes del proyecto esta gestión se realizaba de forma desconectada de los contratos lo que dificultaba el acceso a la información asociada e impedía la implementación de automatismos mediante la integración de ambos procesos.
  • Para posibilitar el cumplimiento normativo, se diseña un desarrollo a medida integrado con Solpheo para la gestión automática de la purga de contratos y de toda su documentación relacionada cuando se superan determinados hitos temporales.

A NIVEL TÉCNICO

  • Parte de los datos de los contratos se han de obtener de varios sistemas de BNP Leasing. En la operativa existente esta recolección de datos se realizada en todas las situaciones sin que esta necesidad fuese real, lo que provocaba un alto trasiego de comunicaciones y aumentaba la posibilidad de fallo del proceso. Por ello se diseña un control que optimice la recolección de datos para que se produzca únicamente cuando se cumplen determinadas reglas de negocio.
  • Gracias a Solpheo, el cliente dispondrá de un sistema de reconocimiento automático de caracteres (OCR Full Text) sobre todos los documentos que se añadan al gestor documental, lo que permite realizar búsquedas por cualquier contenido o texto existente en los documentos cargados en la herramienta.
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