Digitalización de facturas bajo Solpheo en la Fundación Juan March

1. Ficha

La Fundación Juan March deseaba dotar de una herramienta a su operativa de gestión de facturas de proveedores recibidas por sus distintas áreas.  La necesidad de almacenarlas y organizarlas obligaba a un  diseño y coordinación del flujo de recepción, clasificación y validación de las mismas.

Un proyecto que se ha sido implantado en tres meses (septiembre – diciembre 2020) utilizando Solpheo como suite de gestión documental y de automatización de procesos y desarrollos a medida mediante scripts Powershell.

2. Relato del caso de éxito

En un primer momento, NCS abordaba una prueba de concepto donde se trasladaba a Solpheo la operativa simplificada del proceso actual de gestión de facturas de proveedores del cliente.

Como resultado de esta prueba de concepto, se validaron por parte del cliente las capacidades de Solpheo como suite de Gestión Documental y de Automatización de procesos. Lo que conllevó una implantación que cubriera los objetivos señalados previamente.

Una vez puesto en march el proyecto y junto al cliente se abordaron las siguientes actividades:

  • Diseño guiado por NCS sobre la composición de la estructura documental a implantar en Solpheo.
  • Diseño guiado por NCS del proceso de aprobación de facturas para recoger la operativa existente en el cliente, pero dotándola de comportamiento variable y parametrizable por el propio cliente en la plataforma.
  • Elaboración de los documentos técnicos donde se traslade y valide formalmente con el cliente el diseño acordado
  • Implementación de las estructuras documentales y del proceso
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Digitalización de facturas - [ vídeo ]

3. Objetivos del proyecto

Mediante esta iniciativa se pretendía realizar la implantación de la solución Digitalización de facturas de proveedores creada por NCS de la que se toman los siguientes componentes:

  • Repositorio centralizado de facturas
  • Recepción automática de facturas vía email
  • Homologación con AEAT de las facturas
  • Proceso de aprobación
  • Parametrización de las reglas de negocio que guían el proceso de aprobación
  • Avisos automáticos ante eventos relevantes del proceso
  • Elaboración de los documentos técnicos donde se traslade y valide formalmente con el cliente el diseño acordado
  • Implementación de las estructuras documentales y del proceso
  • Implementación de diferentes alertas Powershell para la generación de correos automatizados con boletines informativos a los directores de la compañía al respecto de las facturas en proceso.
  • Implementación de la recepción automática en Solpheo de las facturas mediante el acceso a los buzones de correo corporativos donde los proveedores las envían
  • Validación con el cliente del resultado
  • Formación a los usuarios finales en el uso de la herramienta
  • Formación a los usuarios con capacidad técnica para evolucionar la parametrización de la herramienta
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