Ángel Ferrando
Gerente desarrollo de negocio de NCS¿Que es el Business Intelligence y para qué sirve?
Seguro que te suena, se usa en todas las compañías, y seguro que alguno de los departamentos de tu empresa, ya lo está utilizando. Se aplica para el análisis del comportamiento de los clientes, patrones de compra y tendencias de las ventas, para realizar presupuestos y crear una planificación financiera, análisis de rendimiento de campañas de marketing, optimización de procesos y rendimiento operativo, gestión de relaciones con los clientes, análisis de riesgo…, pero siempre surge la misma pregunta de manera reiterada:
¿En qué me puede ayudar?
El Business Intelligence (BI) tiene como objetivo principal facilitar el análisis de información a través de todo tipo de soluciones tecnológicas. La llamada inteligencia de negocio se empapa con la información de la empresa con el fin de generar informes, análisis y pronósticos que más adelante se utilizarán para ejecutar de manera correcta los procesos operacionales.
En definitiva, el Business Intelligence o BI, sirve para transformar datos en información útil, y a su vez, transformar esta información en conocimiento.
El BI tiene dos aspectos fundamentales:
- Ayuda en la toma de decisiones: Las decisiones están basadas en información que llega en el momento preciso y de manera más accesible. Lo que supone un apoyo importante a la hora de tomar decisiones estratégicas.
- Ahorro de tiempo y costes: Gracias a la automatización, los procesos manuales de gestión de la información se sustituyen por procesos automatizados, centralizando los esfuerzos o recursos en otras tareas.
¿Cómo me ayudan las herramientas de BI o Business Intelligence en mi negocio?
Un sistema Business Intelligence es una pieza clave en la planificación corporativa. Básicamente, contar con una solución de inteligencia de negocio con un buen cuadro de mando facilitará tu trabajo. Entre sus ventajas encontrarás:
- Tener una visión global de la empresa de forma rápida y visual.
- Obtener información fiable y valiosa para mejorar los resultados.
- Acceso rápido, fácil y en cualquier momento a esta información.
- Tomar las mejores decisiones apoyándote en información veraz y rigurosa.
- Seguir la evolución de tus productos, clientes, ventas y sectores.
- Un seguimiento de los objetivos que nos hemos propuesto.
- Obtener y analizar informes de forma sencilla.
- Definir acciones y estrategias a futuro.
Las diez mejores herramientas de BI que me ofrece el mercado a día de hoy:
Existen soluciones de inteligencia de negocio a medida para distintos sectores, algunas más enfocadas a grandes compañías y otras enfocadas a empresas menos grandes, en unas tendremos que hacer un gran trabajo de gestión para conectarnos a las fuentes de datos, y con otras será suficiente con subir un fichero excel. Determinar cuál es la que más conviene a cada empresa dependerá de las necesidades que se detecten, y del presupuesto que se tenga.
Sin embargo, queremos repasar 10 herramientas de BI, combinando algunas desarrolladas por grandes fabricantes de software tipo Microsoft, Oracle o SAP, con otras propuestas por empresas de software especializadas en esta vertical que cada vez disfrutan de mayor popularidad:
Utilidades de la analítica de datos: BI = GPS
Gracias a la popularización de APPs como Google Maps, no llevar GPS en nuestro Smartphone, nos parece del pleistoceno, sin embargo, hace apenas unos años, los GPS eran utilizados sólo por expertos viajeros, transportistas, etc.
Nadie pone en duda la utilidad de estas aplicaciones de geolocalización, todo el mundo conoce su utilidad y somos avezados y frecuentes usuarios de las mismas, pero… ¿recuerdas cuando no eran tan populares?
Los concesionarios lo promulgaban a los cuatro vientos, era el factor diferencial de un coche de gama media a un coche de alta gama. En cuanto encontrabas la utilidad al aparato, te deshacías del manoseado mapa de carreteras, y tu copiloto podía dedicarse a tatarear la canción de moda o hacer sudokus por la autopista, ya que dejaba de formar parte activa del proyecto de llegar del punto A al punto B sin equivocarse de carretera o cogiendo la salida correcta en tal rotonda o intersección.
La llamada inteligencia de negocio se empapa con la información de la empresa con el fin de generar informes, análisis y pronósticos
El Business Intelligence (BI) tiene como objetivo principal facilitar el análisis de información a través de todo tipo de soluciones tecnológicas
El Business Intelligence sirve para transformar datos en información útil, en conocimiento
Nuestro GPS del negocio: Business Intelligence
Este razonamiento es un símil para focalizarnos en el Business Intelligence. Existen los Excels con los que trabajan las empresas (mapas) y tenemos a nuestro equipo de consultores (copilotos) guiándonos del punto A al punto B, intentando no equivocarse de salida en la autopista que representa la carrera hacia el éxito de nuestra ce nuestro departamento o nuestra compañía.
Partiendo de esta idea, ¿qué indicios tengo que buscar para saber que necesito una solución de Business Intelligence en mi empresa?
- Diferentes versiones de la misma verdad. En las reuniones interdepartamentales suelen surgir discusiones acaloradas sobre cuál de las hojas de cálculo refleja las cifras correctas o más actualizadas.
- Datos no estructurados que no pueden analizarse. Muchos de los datos de la empresa se almacenan en formatos estructurados. No obstante, el volumen creciente de datos de texto de correos electrónicos, blogs, registros de soporte del cliente, tweets, Facebook y otras fuentes de datos no estructurados no puede analizarse.
- Incapacidad para realizar análisis detallados. Sabemos mediante los datos que extraemos del ERP que establecimientos tienen mayor volumen de ventas, pero no consiguimos identificar cuáles son los productos más vendidos de la temporada.
- No existe una política o práctica de uso y conservación de datos históricos. El departamento de ventas está realizando revisiones de cuentas y quiere comparar las ventas de los clientes hasta la fecha de este año con las ventas acumuladas hasta la misma fecha del año anterior.
- Incapacidad de analizar rápidamente grandes volúmenes de datos. Algunas de las decisiones de la empresa requieren un análisis rápido de grandes volúmenes de datos, pero los productos de BI de los que dispone actualmente solo pueden analizar un pequeño subgrupo con un proceso que, en el mejor de los casos, necesitará varias horas para completarse.
- Incapacidad para reaccionar con rapidez. Debido a un problema en el servicio, un cliente insatisfecho está escribiendo tweets negativos sobre su empresa. Sin embargo, su empresa solo controla esporádicamente las redes sociales, por lo que, cuando se da cuenta, los comentarios del cliente se han extendido por la red.
- Alcance limitado del análisis. Sus funciones de Business Intelligence solo forman parte de los sistemas de procesamiento de las transacciones y su empresa solo puede analizar los datos generados y almacenados en estos sistemas. No es capaz de obtener una visión completa de los clientes, ya que los datos de su centro de atención al cliente no se pueden integrar ni analizar con los datos del cliente en el sistema de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) basado en Internet.
- Los usuarios están obligados a convertirse en técnicos expertos. Uno de los usuarios técnicos de la empresa del departamento de gestión de nóminas cree que domina el lenguaje SQL. No obstante, ha realizado una consulta para intentar buscar todos los productos con precios de venta "inferiores a 1.000 € y superiores a 200 €" y no entiende por qué no aparece ningún producto que cumpla estos criterios.
Es aquí donde el Business Intelligence (BI) toma un rol protagonista como una unidad estratégica, ya que nos permite tener visibilidad, continuidad y disponibilidad de la información de manera que podamos tomar decisiones acertadas y con capacidad de predecir el futuro respaldándonos en datos.
Para entender que es BI, y qué nos aporta, tan solo tenemos que imaginarnos que vamos en un coche. El ERP, por ejemplo EKON, es el ordenador de a bordo. Mide los Km realizados, la gasolina consumida y la velocidad media total. El ERP es la herramienta que almacena y gestiona la información de nuestro negocio, pero no nos indica el camino.
Si queremos saber cuál es el camino, la ruta que tenemos que seguir y los desvíos (decisiones) que debemos de tomar, tenemos que recurrir a nuestro GPS (nuestro sistema de BI).
